• 2021-04-05
  • 0 اعجابات
  • 0 تعليقات

تبسيط المحتوى الخاص بك مع إدارة محتوى المؤسسة

هذا هو المكان الذي تأتي فيه حلول إدارة محتوى المؤسسة (ECM). فهي تسمح لك بتنظيم وإدارة المحتوى الخاص بك طوال دورة حياته – من الإنشاء إلى الأرشفة. ولكن تمامًا مثل كل شيء ، لا يتم إنشاء جميع أنظمة إدارة محتوى المؤسسة بشكل متساوٍ – لذلك دعونا نلقي نظرة على بعض الميزات التي يمكن أن تساعد في تنظيم المحتوى الخاص بك (وإمكانية الوصول إليه) ، مع مساعدة فريقك على العمل بكفاءة أكبر:

  • مستودع واحد لمجموعة متنوعة من أنواع المحتوى: من خلال اختيار خدمة ECM التي تتيح لك تخزين الفيديو وجداول البيانات والصور والمستندات النصية والمزيد في مكان واحد ، يمكنك الاحتفاظ بجميع ملفاتك لمشروع أو مبادرة معينة سويا.

  • إنشاء مجلدات رئيسية بعدد لا نهائي تقريبًا من المجلدات الفرعية: بهذه الطريقة ، إذا كان لديك مشروع أو مبادرة جارية أو تحدث سنويًا ، يمكنك ببساطة إنشاء مجلد رئيسي واحد لـ Trails Cleanup ، على سبيل المثال ، ثم إنشاء مجلدات فرعية لكل عام تعمل فيه على المبادرة. داخل كل من هذه المجلدات الفرعية ، يمكنك إنشاء مجلدات فرعية إضافية لأشياء مثل العقود ونماذج إصدار المتطوعين ومواد التسويق وما إلى ذلك.

  • تحرير خصائص المستند أو البيانات الوصفية بسهولة: مع القدرة على تحديد موقع البيانات الوصفية للملف وتحريرها من داخل المستند ، يمكنك توفير الوقت والتأكد من تسمية الملفات بشكل صحيح لعمليات البحث المستقبلية.

  • التحكم في الوصول إلى المعلومات: لا يحتاج كل فرد في المؤسسة إلى الوصول إلى كل مستند ، ومع وجود ECM الذي يسمح لك بتطبيق أذونات محددة على المستندات أو مجموعات الملفات أو أقسام النظام بأكملها أو على النظام نفسه ، يمكنك التحكم بإحكام من يرى ماذا.

  • العمل بشكل تعاوني: تسمح لك بعض حلول ECM بإنشاء مهام سير عمل للمستندات تجعل من الممكن تعقب الآخرين والتعاون معهم في العمليات الموجهة للمستندات باستخدام البرامج التي تعتمد عليها بالفعل.

  • تشغيل محتوى الوسائط من داخل نظام إدارة محتوى مؤسستك: بالنسبة للمؤسسات التي تستخدم ملفات الفيديو والصوت ، يمكن أن توفر القدرة على تشغيل الوسائط من داخل ECM وقت فريقك عن طريق تقليل عدد الخطوات المطلوبة لعرضها أو الاستماع إليها.

  • تخزين سجلات الأعمال والملفات القانونية المهمة وحمايتها: باستخدام مستودع آمن ، يمكنك التأكد من أن سجلاتك لا يتم تخزينها فقط في حالة مؤمنة ونهائية ، ولكن من السهل تحديد موقعها واستردادها إذا كانت مطلوبة في أي وقت اكتشاف قانوني. وبفضل الوصول المريح إلى جميع مستنداتك ، يمكن أن يساعد في تقليل تكاليف الاكتشاف الإجمالية.

  • البحث عن الكلمات الرئيسية: يمكن لخدمة EMC التي تتيح للمستخدمين البحث عن المستندات والمعلومات عن طريق الكلمات الأساسية أن تساعد فريقك في تحديد موقع الملفات التي قد لا يكونون على دراية بها ، ولكن قد تكون ذات صلة بالمشروع الذي يعملون عليه – مما يساعدهم في الحفظ الوقت والعمل بكفاءة أكبر. يجب أن تتضمن المناطق القابلة للبحث نص المستند والبيانات الوصفية والتعليقات التوضيحية وما إلى ذلك. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تكون المستندات قابلة للبحث أيضًا حسب تاريخ الإنشاء.

بفضل القدرة على تخزين الملفات والمستندات وتأمينها وتحديد موقعها ومعالجتها وإنشائها في مكان واحد ، تتيح خدمات إدارة محتوى المؤسسة تبسيط اتصالات الفريق وعمل المشروع وحتى الاكتشاف القانوني. وسواء كان لمؤسستك عدد قليل من الموظفين في مكتب واحد أو أنها تتكون من آلاف الأشخاص في جميع أنحاء العالم ، يمكن أن يساعدك نظام إدارة محتوى المؤسسة في البقاء منظمًا.

https://www.microsoft.com/en-ww/microsoft-365/business-insights-ideas/resources/streamline-your-content-with-enterprise-content-management