• 2021-03-24
  • 0 اعجابات
  • 1 تعليقات

هل يجب على شركتي التبديل إلى نظام إدارة المستندات المستند إلى السحابة؟

يتم تخزين المزيد والمزيد من المعلومات وإدارتها في السحابة. يمكن لخزانة التخزين الافتراضية هذه أن تستوعب المستندات وتنظمها وتسمح بسهولة الوصول إليها في أي وقت وفي أي مكان باستخدام اتصال بالإنترنت. على الرغم من أن السحابة مريحة وآمنة ، عندما يتعلق الأمر بإدارة المستندات داخل شركات البناء ، فإن استخدامها لا يزال غير شائع ولكنه يتجه بالتأكيد إلى الأعلى.

إذا كنت تستكشف أفضل السبل للانتقال من نظام أساسي برمجي محلي إلى نظام إدارة مستندات مستند إلى مجموعة النظراء ، فإليك بعض النصائح حول كيفية معرفة ما إذا كان الانتقال إلى السحابة مناسبًا لأعمال البناء الخاصة بك وبعض الفوائد التي قد تكتسبها في العمليه.

ملفات ضائعة: هل تُفقد المخططات وأوامر التغيير ، أو تُخطئ ، أو تتعطل على سطح مكتب كمبيوتر شخص ما ، مما يؤدي إلى حدوث تأخيرات صغيرة في الجدول العام؟ تضاف ساعات “البحث والإنقاذ” هذه. إذا تم إحصاؤها على مدار الأشهر أو السنوات التي تقضيها في رأس مال كبير واحد فقط أو مشروع أعمال عام ، فإن هذا يمثل الكثير من الإنتاجية المفقودة التي لا يمكنك استعادتها.


تنسيقات التسمية: هل تستخدم ملفات تستند إلى الكمبيوتر بدون بنية تسمية متسقة؟ يمكن أن تصبح لعبة تخمين لا نهاية لها لأعضاء فريق المشروع الذين يبحثون عن المستندات التي لا تكون فيها اصطلاحات التسمية واضحة – أو لم يتم إنشاؤها في بداية المشروع – مما يؤدي بأصحاب المصلحة إلى أسفل ثغرات البيانات. يتيح لك النظام المستند إلى السحابة البحث عن طريق اسم الملف أو المحتوى ، مما يوفر وقتًا ثمينًا ويقلل من مستويات الإحباط.


الإصدار الصحيح: هل هناك عدم يقين بشأن الإصدار الأحدث وما إذا كان يتضمن جميع التعديلات اللازمة؟ يسير هذا جنبًا إلى جنب مع تسمية الملفات غير المتسقة. يمكن أن يؤدي التشغيل من ملف قديم إلى حدوث ارتباك في أحسن الأحوال ، وإعادة صياغة مكلفة في أسوأ الأحوال.

أذونات: هل هناك نقص في السيطرة على من يمكنه الوصول إلى المستندات الحساسة؟ لا يحتاج كل عضو في الفريق إلى الوصول الكامل ، بعد كل شيء. قد يحتاج البعض فقط إلى قدرات العرض بينما قد يحتاج البعض الآخر إلى أذونات التحرير. على سبيل المثال ، لن ترغب عادةً في الوصول غير المقيد إلى البيانات المالية للشركة أو بيانات الموارد البشرية أو مستندات المشروع. لذلك ، فإن القدرة على إنشاء قاعدة مستندة إلى الإذن تضيف طبقة من الأمان والتحكم في معلومات شركتك ومشروعك قد يكون له معنى كبير.


وصول الفريق الميداني : هل واجه الفريق الميداني قيودًا في قدرته على استرداد المعلومات أو تحميلها؟ ربما يحتاجون إلى الوصول إلى المستندات التي لا تتوفر من موقع العمل ، ولكن بالأحرى موجودة في المكتب الخلفي ، أو يحتاجون إلى مستندات كبيرة جدًا لمشاركتها. فكر في خيارات الوصول عبر الهاتف المحمول التي تتيح للحرفيين الحصول على ما يحتاجون إليه عندما هم في أمس الحاجة إليه – والحفاظ على سير المهام وفقًا للجدول الزمني.

التوثيق اليدوي: هل تميل إلى العمل في البنية التحتية أو الأشغال العامة أو غيرها من المشاريع الكبيرة؟ إذن فأنت بلا شك على دراية بكميات لا نهائية من الوثائق لتتبعها باستمرار. يمكن أن يستغرق القيام بذلك يدويًا قدرًا مذهلاً من الجهد بدون نظام يعمل على تحسين كفاءة التوثيق ويقلل من وقت المعالجة.


الأنظمة القديمة : هل تستخدم نظامًا قديمًا؟ وفقًا لمعايير اليوم ، تفتقد معظم هذه الأنظمة على الأقل بعض الوظائف الهامة التي تعمل على تحسين الكفاءة في كيفية إدارة المشاريع. ضع في اعتبارك أيضًا مدى توفر التحديثات والترقيات لنظامك الحالي.

https://ineight.com/blog/should-my-company-switch-to-a-cloud-based-document-management-system/